언텍트 기반 컨퍼런스 : 개요

학술행사는 주로 최신 연구동향이나 그 해의 메인 이슈와 관계된 짧은 토크를 발표하거나 자신의 연구를 발표하고 토론하는 행사로써 거의 모든 주제에 대해서 개최될 수 있으며, 그 규모와 내용도 다양하게 진행될 수 있음

 

컨퍼런스 관리 프로세스 (출처:성공적인 학술 컨퍼런스 / 워크샵 준비 방법, 이나고)

학술행사를 진행하기 위해 필요한 주요 단계는 기획, 발행, 홍보, 수행, 정산, 사후처리의 과정을 거치며 그중 첫 단계인 기획단계는 학술행사를 체계적으로 기획하고 운영할 수 있는 조직(조직위원회, 프로그램위원회, 심사위원회 등)을 구성해야 하고, 정해진 조직구성원과는 주기적으로 소통해야 하며, 구성원들이 각각 일정에 맞춰 행사 준비를 하고 있는지 커뮤니케이션을 해야 함. 이 단계에서 각종 섭외, 후원, 규모, 장소, 세션 등이 결정되며 학술행사 관리 시스템, 협업 시스템이 필요함

 

두 번째 단계인 발행 단계에서는 Call for paper를 통해 유형별(Oral, Poster 등) 투고를 받고 심사를 통해 학술행사 자료를 발간하게 됨. 이 단계에서 논문 투고 시스템, 심사 관리 시스템, 발행물 관리 시스템이 필요함

 

세 번째 단계인 홍보단계 에서는 발행단계의 결과물을 통해 학술행사를 홍보하고 참가자를 모집하게 되며, 이 단계에서 홍보용 홈페이지 및 모바일 웹 자동생성 시스템과 결제시스템이 필요함

 

네 번째 단계인 수행단계 에서는 현장을 중계하고 양방향 토의를 진행하며 Oral 세션의 경우 발표내용을 VOD 서비스를 위해 보존하는 실시간 영상 캡쳐 시스템과 이를 서비스하기 위한 초고화질 스트리밍영상 처리 및 서버 기반 실시간 녹화 시스템이 필요함

 

다섯 번째 단계인 정산단계 에서는 후원받은 내용과 학술행사 수행을 위해 사용한 비용에 대한처리 및 참가비 정산을 처리는 회계처리 시스템이 필요함

 

여섯 번째 단계인 사후처리 단계에서는 참가자에게 감사내용과 참가확인증을 발급할 수 있는 메일시스템과 VOD(Video on demand)를 통해 학술행서 영상을 지속적으로 제공할 수 있는 듀얼 스트림 플레이어시스템 및 비디오 분석을 통한 영상 자동화 처리 시스템, 음성 인식을 통한 자동 자막 및 비디오 검색 시스템이 필요함